《企业人员优化实务》 ——人员优化处理技巧之优化沟通

亲爱的HR小伙伴，我们又见面了。在之前的专题中，我们了解到了人员优化的法律依据。那么在实际的操作过程中，HR小伙伴要如何下手，做哪些工作呢？

今天我们就来聊聊人员优化前，中，后期，HR需要做的工作及一些话术的准备。

一、前期准备

1、准备材料：

（1）协商解除协议书、单方解除通知、录音笔（①监督自己的言行②举证作用③员工同意暂时没签署，也作为同意的证据之一）、黑色签字笔。

（2）经济补偿方案

2、了解沟通对象：

（1）员工基本资料：入职登记表，工作年限，签了几次合同，最近一次合同什么时候到期，平均工资是多少，怎么算的，每月工资多少，休假情况如何，有没有加班，有没有违纪，绩效考核如何。

（2）员工性格特点、家庭背景、心理承受能力、会不会因为离职影响家庭生活。

（3）员工与同事关系。

（4）物质需要

（5）精神需要

 考虑到发展，员工可能不想说是被辞退，会让下一家单位怀疑是因为表现不好辞职的。我们可以在离职原因上不体现，如果非要体现可以写双方协商一致，甚至可以进一步满足员工的要求，写她自己辞职。我们还给补偿无论什么样的理由，只要双方协商一致，就可以。单位给员工写一封推荐信，因为在职期间的表现很好，由于一些原因离开。

   3、面谈时间的选择：

面谈应尽量选择在一天或一周的开始，应尽量避开周五、周末、假日等时间段。因为这种时间安排易使员工在整个周末或假期都感到焦躁、愤怒和不安，并有可能将这种情绪传递给身边的亲友，使不良情绪继续发酵，员工也会有充分的时间来思考起诉的问题。

4、面谈地点的选择

面谈应尽量选择一个轻松、明亮的空间，比如公用会议室或空置的办公室。面谈时间以15到20分钟之间较为恰当，最终要把裁员的原因和补偿方案解释清楚，时间拖得过长、言多必失，反而容易情绪失控。与此同时，面谈尽量选择在有监控设施的场所，并且保证监控设备能够正常使用。

5、分工：HR 直属领导、工会。。。合理搭配

6、方案设计：

·把握员工心态，有针对性设计多套方案；

·详细分析具体情况，选择最佳切入点；

·兜底性方案、留有余地。

二、谈判策略

【1】对于无过失的员工在公司的业绩予以认可，引导出目前的经营现状和困境，及工作不饱和等情况，强调裁员方案是公司经营大环境决定的，非针对个人。希望员工能够理解。人力这边能做的事情就是依法合规的去办理相关的手续或者说更快速的为员工提供工作上的便利。

HR在阐述的时候要将心比心，不可居高临下，要知道可能最后你也要走，只是现在要代表企业处理裁员事情而已，摆正自己的位置和心态。

裁员方案确定后，面谈人员给予员工的介绍和解释口径必须统一、准确，不能妄加解释，否则会让员工觉得其中有“猫腻”，进而产生不信任，增加裁员难度。

【2】听、看员工的反应

A 对事不对人：员工疑问“为什么是我不是她”，尊重客观事实，单位整体安排的考虑，不是针对某人。

B因为职责的需要，你是代表单位来进行裁剪员的沟通的，被裁员工与自己是同事，要体蓄。比如有的员工落泪，情绪紧张，你是否可以递一杯水，递一张纸巾，安抚员工。

缓解对方的情绪，告诉对方今天是来沟通的，想听听他的想法，如果真的需要离开公司，有什么要求。告诉员工不是来通知决定的，让员工情绪得到缓和，也能感受到平等。

【3】引导员工主动离职，但同样给予补偿，比如办理实业保险，经济补偿是多少。尤其对于工资比较低的员工，公司可以主动提出来会有失业补偿金的协助。

【4】员工拒绝

必要的施压原则，讲清利害

  比如员工要告企业非法辞退，这时候HR 要安抚员工，今天只是做协商，即使你去仲裁也没法仲裁呀，如果您实在不同意，我们再沟通，单位也会采取其他合法方式的。受到经济影响，本次规模性裁员不可避免，公司也是本着合法合理的原则，咨询了律师及相关劳动部门，所以不会违法操作的。

不过，公司考虑到员工长久以来对公司的奉献，公司首先希望能够以协商的方式与员工解除。但是如果员工不同意谈判，公司最终也是要单方解除的。所以还是希望员工能够看到公司的诚意，坐下来与公司沟通一下补偿方案。而且我们现在给到的补偿金是不低于法律法律标准的，甚至高于法律标准的。你现在想要主张的违法解除，2N，2N+1是没有依据的。

再一个，如果打官司，对员工本身是不太好的，比如说找律师的费用和时间成本。员工还没拿到钱，自己先出一笔律师费，也不一定能打赢。官司的时间仲裁加两审，至少一年，甚至两年。如果员工与企业发生纠纷，下家单位做背景调查的时候，关于离职原因包括离职证明，会对员工有影响。最后，一旦纠纷，裁判文书上网，是否对员工有影响。

【5】倾听员工的反馈，表示理解

面谈过程中，面谈人员一定要充分与员工交换意见，倾听员工的反馈意见。如果该员工反应激烈，不要与之辩论，而要积极地倾听，点头或用短暂沉默配合员工的阐述，直到他可以稍微冷静地接受公司与其解除的事实。而且，无论员工是什么情绪，一定要注意一个原则：千万不要惹怒和刺激他，否则，非理性的交谈反而会引起更大的冲突隐患。

【6】谈及价值，表达帮助

面谈过程中，面谈人员应尊重员工，维护员工的个人尊严，感谢员工对公司的贡献，肯定其价值。同时也要提及，公司将尽力帮助每一位受影响的员工。譬如：为被裁员工提供员工就业辅导咨询，主动提供就业信息等。如果被裁员工有出色的表现，可以为他们写一封推荐信等等，让员工切实的感受到公司的诚意。

【7】沟通补偿方案，签署相关协议

面谈人员应向员工仔细介绍补偿的方案，由于此部分内容员工较为关心，因此，面谈人员应当对补偿的方案和标准熟练掌握，耐心向员工解释补偿的具体算法、金额，解答员工的疑问。需要特别提醒的是，不要和员工对遣散补偿进行协商，或者企图推翻补偿决定，这样只会使裁员程序变得更为复杂。如果员工有解除意向，应当场与员工签署解除协议。

【8】给予员工尊重和关怀

很多员工觉得单位对自己有看法才让裁掉自己的。所以要让员工体面的离开，比如欢送会，比如荣誉授予等。

而且要尊重员工，避免发生刚签完离职，就有保安看着办离职，太不体面了，要给员工必要尊重。

三、沟通后期工作

沟通成功，签署协议；不成功，平静结束。可以让员工再考虑一下。

如果沟通成功：签订协议，履行承诺，关注员工后续就业情况。

【三顾温馨提示】

沟通过程中，好说话的，诉求不多的员工先谈；如果先谈难的，一旦谈不下来，这个员工出去会说自己没签，那对其他人也是有影响的。

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